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Roadshow – das klingt nach Tourbus, nach Spaß, nach Band-Leben irgendwie. Gibt es in der Touristik auch. Jeden Tag eine neue Stadt, ein neues Event, neue Leute, die einem an den Lippen hängen. Nur dass wir nicht die neuesten Rock-Songs singen, keine Plüschtiere fliegen und wir keine Autogramme schreiben.
Aber was tun wir dann? Und warum?
Eine Roadshow oder auch seriös als B2B-Workshops bezeichnet, ist eine Veranstaltungsreihe, die zu einem bestimmten Thema durch mehrere Städte tourt und gezielt Informationen und News verbreiten möchte. Produkte und Dienstleistungen werden so vorgestellt, diese können getestet werden und die Marke wird beworben.1 Kurz gesagt, handelt es sich um eine mobile Präsentationstour. Das klingt schon weniger nach Band-Leben, eher nach Umwerben von Gunst der Kunden oder Partner. Ist es auch.
Das zentrale Ziel einer Roadshow ist die Steigerung der eigenen (Marken-)Bekanntheit durch direkte Kontakte mit möglichst vielen Teilnehmern. Der Auftritt sollte für die Teilnehmer dann einen positiven „Fußabdruck“ hinterlassen und im besten Fall sind relevante, erinnerbare Informationen gestreut worden, an die sich dann im Nachgang auch erinnert wird.
In der Touristik sind Roadshows ein beliebtes Marketing-Instrument. Gerade in unserer Branche, die so auf Emotionen setzt, müssen Emotionen auch zur Bindung der Partner eingesetzt werden. Jeder noch so erfolgreiche Newsletter, jedes noch so gute Webinar kann nicht den persönlichen Kontakt ersetzen, der auf einer Roadshow das Herzstück ist.2 So, wie der Leadsänger den Kontakt zu den Fans sucht, damit „der Funke“ überspringt, suchen wir den Kontakt zu den Teilnehmern, um den Funken unseres Produktes überspringen zu lassen.
Wer ist hier eigentlich die Band und wer sind die Fans?
Im Prinzip unterscheidet man in der Touristik zwischen zwei Varianten der Roadshow: die Veranstalter-Roadshow und die Destinations-Roadshow. Beide haben ihre Vor- und Nachteile.
Bei der Veranstalter-Roadshow organisiert die Tour – wie der Name schon verrät – ein Reiseveranstalter. Diese touren normalerweise regelmäßig, meist zwei Mal im Jahr, durch die größeren und mittelgroßen Städte des Landes. Die Roadshows sind dabei zeitlich angelehnt an die Veröffentlichung der Reisekataloge, erfolgen also in der Regel im Frühsommer und im Herbst. Die Reiseveranstalter verfolgen somit als Hauptziel die Verbreitung der News über ihre Kataloginhalte. Da eine solche Tour oft durch 20 Städte oder mehr führt, ist sie mit hohen Kosten verbunden. Um diese Kosten möglichst zu minimieren, werden touristische Partner eingeladen, sich in dieses Veranstaltungsformat einzukaufen. Gegen eine Teilnahmegebühr erhalten sie die Möglichkeit, sich ebenfalls den Teilnehmern zu präsentieren. Dies erfolgt normalerweise in Form eines kleinen Messestandes oder Networking-Tisches, um mit den Teilnehmern ins Gespräch zu kommen. Oft wird auch Zeit für eine Kurzpräsentation eingeräumt, je nach Veranstaltungskonzept. Dennoch sind die Partner bei dieser Art der Roadshow nicht die Hauptakteure, vielmehr die Vorbands vor dem Hauptact. Nicht so sehr, um die Menge anzuheizen, vielmehr um den Fans günstigen Zugang zum Headliner zu ermöglichen. Die Fans bzw. die Teilnehmer sind in diesem Fall aktive tätige Reiseverkäufer aus stationären oder mobilen Reisebüros. Sie sind die Zielgruppe, für das die gesamte Konzertreihe veranstaltet wird. Die Band ist nichts ohne ihre Fans, die Veranstalter und touristischen Partner sind oftmals nichts ohne die Expedienten, die am Counter sitzen und das Produkt an den Mann bringen.
Möchte eine der Vorbands nun selbst eine kleine Club-Tour auf die Beine stellen, wird sie sozusagen selbst zum Hauptact. Das ist dann die zweite Variante, die Destinations-Roadshow. Hier wird die Destination zum Star. Das hat viele Vorteile, allen voran die ungeteilte Aufmerksamkeit. Während bei der Veranstalter-Roadshow mehrere touristische Partner um die Gunst der Teilnehmer buhlen, gibt es bei der Destinationsroadshow nur den Spot auf einen Act. Die Destination kann sich daher mit all ihren Facetten zeigen und das Produkt intensiv vorstellen. Der Lerneffekt über das Produkt für die Teilnehmer ist hier weitaus höher als bei eine Veranstalter-Roadshow. Da auch in diesem Fall nur ein Referent den Abend nicht füllen kann oder möchte, gibt es hier ebenfalls mehrere Präsentationen und Gesprächspartner. Bezogen auf eine Destination können das das zuständige Fremdenverkehrsamt, vor Ort ansässige Hotels, Anbieter von Ausflügen oder auch Transportunternehmen sein, die die Touristen ins Ziel oder innerhalb des Zielgebiets befördern.
Welche Variante ist zu empfehlen?
Hier gibt es zunächst einmal keine klare Empfehlung für eine der beiden Roadshow-Varianten. Beide haben ihre Berechtigung und je nach Situation kann mal die eine, mal die andere passend sein.
Sich einer Roadshow eines Veranstalters als Partner anzuschließen, bedeutet zunächst einmal wesentlich geringere Kosten. Je Veranstaltung zahlt man einen überschaubaren Kostenbeitrag, was eine gute Möglichkeit bei kleinen Budgets darstellt. Zudem ist der Organisations- und Zeitaufwand sehr niedrig. Das Event wird vom Veranstalter organisiert und dieser kümmert sich von Location über Catering und Technik bis hin zur Kommunikation und Einladung der Teilnehmer um alles. Als Partner bringt man lediglich seine Produktinformationen und -materialien mit, bereitet seinen Stand kurz vor und ist ready für den Auftritt! Ein weiteres Plus: Aufgrund ihres Bekanntheitsgrades und der vertraglichen Verbandelung innerhalb des Reisevertriebs erreichen die Reiseveranstalter eine breite Masse in der Kommunikation und können so viele Teilnehmer für ein Event akquirieren. Der bekannte Markenname sorgt für Vertrauen und bürgt für eine gute Qualität der Veranstaltung. Daher werden für ein Event oft eine hohe Anzahl an Teilnehmern erreicht. Auch die touristischen Partner profitieren von der breiten Masse an Kontakten. Möglicher Nachteil: qualitativ gute Kontakte für den Veranstalter sind nicht zwingend gute Kontakte für die touristischen Partner, die unter Umständen andere Zielgruppen erreichen möchten oder nicht interessant für die Teilnehmer sind.
Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, sich das Umfeld und den Gastgeber der Veranstaltungsreihe anzuschauen und zu beurteilen, ob die Teilnehmer mit der eigenen Wunschzielgruppe übereinstimmen.
Was, wenn die Antwort nein lautet oder man sich mehr Fokus auf das eigene Produkt wünscht? Dann kann eine eigene Roadshow die Lösung sein. Hier steht das eigene Produkt ohne Konkurrenz im Rampenlicht. Das Programm und die Inhalte können nach eigenen Bedürfnissen und frei geplant werden. Hier ist Raum für kreative Ideen abseits des normalen Showprogramms. Allerdings muss mit einem weitaus größeren Budget geplant und gerechnet werden, bis zur 10-fachen Summe im Vergleich zur anderen Variante können je nach Veranstaltung leicht anfallen. Das gilt es zu stemmen. Auch der organisatorische Aufwand ist nicht zu unterschätzen und sollte mit einigen Wochen Vorlauf angegangen werden. Zudem wird sich oftmals die Frage der breiten Kommunikation der Veranstaltung stellen. Destinationen fehlt es oft an breiten Datenbanken, um die Veranstaltung entsprechend bei der Zielgruppe zu kommunizieren und für volle Säle zu sorgen.
Sicht der Fans
Bei den Teilnehmern kommen Roadshows erfahrungsgemäß sehr gut an. Hier haben sie die Möglichkeit, persönlich wichtige News zu erfahren und ihre individuellen Fragen zu stellen. Auch das Networking ist ein wichtiger Bestandteil. Kontakte zu den touristischen Partnern sind sehr wertvoll, um z.B. im Fall einer komplizierten Buchung oder eines ausgefallenen Kundenwunsches eine Lösung zu erzielen.
Auf diesen Events lässt sich bei einem schmackhaften Essen zudem in lockerer Runde mit Kollegen und Kolleginnen austauschen. Nicht zuletzt erfreut sich die regelmäßig am Ende eines Abends stattfindende Verlosung toller Sach- und Urlaubspreise großer Begeisterung. Vielleicht lässt sich so das an diesem Abend neu vorgestellte Produkt bei einem Urlaub selbst einmal vor Ort in Augenschein nehmen.
Gerade während der Corona-Zeit, als viele dieser Events nicht stattfinden konnten, hat sich der Verlust dieses Marketingformats sehr bemerkbar gemacht. Virtuelle Eventformate konnten den emotionalen Aspekt nicht ersetzen.3 Seitdem erfreut sich die Roadshow auf beiden Seiten wieder großer Beliebtheit als unverzichtbares Element im Büroalltag.
Roadshows bei der KLEBER GROUP
Auch bei unseren Kunden sind Roadshows sehr beliebt und werden häufig angefragt. Wir bei der KLEBER GROUP sehen es als zentrales Element unserer Beratungsexpertise, für unsere Kunden die optimale Variante zu empfehlen.
Da wir innerhalb der deutschsprachigen Vertriebslandschaft bestens vernetzt sind, haben wir einen Überblick über alle wichtigen Veranstalter-Roadshows im Markt und auch die von speziellen Roadshow-Organisationen mit auf dem Schirm. Je nach Kundenwunsch hinsichtlich Regionen, Zielerreichung und Budget wählen wir sichten wir das vielfältige Angebot.
Es kann durchaus vorkommen, dass wir für einen Kunden zunächst als Partner auf einer Veranstalterroadshow unterwegs sind und dann für diesen Kunden eine eigene Roadshow auf die Beine stellen. So geschehen für unsere Kunden La Palma, die Kanareninsel. Im vergangenen Herbst präsentierten wir das touristische Produkt dieser Insel auf ausgewählten Veranstaltungen der Schauinsland-Roadshow im Herbst. Wir bemerkten die steigende Nachfrage nach diesem Zielgebiet und wollten es dann wissen: Wie würde eine eigene kleine Tour bei den Fans ankommen?
Gemeinsam mit dem Kunden erarbeiteten wir ein Konzept und organisierten für ihn alles im Rundum-Sorglos-Paket. Von A wie Anzeige in den Vertriebsmedien bis Z wie Zimmerkontingent der beteiligten Personen. Und was sollen wir sagen? Die Tour Anfang dieses Jahres wurde ein Erfolg! Die Band hat die Bühne gerockt und die Fans fanden es eines der besten Konzerte seit Langem. Der Kunde war so begeistert, dass er für nächstes Jahr eine Neuauflage plant.
Noch ist es Sommer und alle genießen ihre Ferien. Aber der Herbst kommt und mit ihm die nächste Roadshow-Saison. Für uns bei KLEBER GROUP heißt das: Wir sind schon jetzt aktiv am Planen für unsere Kunden, um ihnen erfolgreiche Auftritte zu garantieren. Denn der Erfolg unserer Kunden ist letztlich unser Erfolg.
Quellen:
1: https://www.messebau.de/ratgeber/roadshow-was-verbirgt-sich-dahinter/#:~:text=Eine%20Roadshow%20ist%20eine%20mobile,erfahren%20und%20an%20Workshops%20teilzunehmen.
2: https://www.touristik-aktuell.de/nachrichten/veranstalter/news/datum/2022/01/13/der-touristik-webinare-und-live-events/
3: https://whatwhenwhy.de/magazin/die-eventbranche-nach-corona/
4: https://www.messebau.de/ratgeber/roadshow-was-verbirgt-sich-dahinter/#:~:text=Eine%20Roadshow%20ist%20eine%20mobile,erfahren%20und%20an%20Workshops%20teilzunehmen.
5: https://www.touristik-aktuell.de/nachrichten/veranstalter/news/datum/2022/01/13/der-touristik-webinare-und-live-events/
6: https://whatwhenwhy.de/magazin/die-eventbranche-nach-corona/
